Rozwiązania sztucznej inteligencji coraz bardziej zaczynają wkraczać w nasze życie. Różnego rodzaju algorytmy rozpoznają nasze wzorce zachowań, sugerują nam odpowiedzi oraz rozwiązania. Od dawna przeglądarki pokazują nam co mogłoby nas zainteresować, a od niedawna możemy pozwolić aby nasz telefon sam sugerował odpowiedzi na smsy jakie dostajemy. Tego typu algorytmy również wchodzą do Excela. Prostym, acz bardzo praktycznym i upraszczającym narzędziem jest wypełnienie błyskawiczne. Choć istnieje już od dawna to dalej wiele osób nie korzysta z tego lub robi to nieświadomie. Zobacz sam jak wiele przekształceń potrafi wykonać za ciebie wypełnienie błyskawiczne.
Wypełnienie błyskawiczne – zasady działania
Aby Excel mógł za nas wykonać potrzebne przekształcenia musi otrzymać 2-3 przykłady tego co chcemy zrobić. Przykłady musimy wpisywać w tym samym wierszu w którym są dane jakie chcemy przekształcić. Ponadto najlepiej jeżeli wpisujemy je w kolumnie obok nich. Co prawda nie musi to być zawsze sąsiadująca kolumna, ale musi być w obrębie zakresu danych. To znaczy, że nie powinno być pustych kolumn miedzy kolumną z wartościami bazowymi i wprowadzonymi przykładami.
Jeśli Excel po naszych 2 przykładach źle rozpoznał oczekiwane przekształcenie to możemy dodawać kolejne, aby opracował odpowiedni algorytm. Przykłady nie muszą być wpisywane jeden pod drugim. Niekiedy przypadek jaki zmienia algorytm jest o wiele dalej niż początkowe wartości.
Co ważne wypełnienie błyskawiczne jest działaniem statycznym. Excel po prostu wstawia odpowiednie wartości. W związku z tym jeśli dołożymy kolejne wartości bazowe to nie otrzymamy automatycznie dla nich przekształceń. Nie możemy też podejrzeć w jak dokładnie wygląda algorytm przekształceń.
Jeżeli wypełnienie błyskawiczne nie uruchomiło się samodzielnie to możemy je uruchomić na dwa sposoby. Najprostszy to użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+E. Możemy też użyć dedykowanego przycisku na wstążce, w karcie Narzędzia główne, w grupie Edytowanie pod przyciskiem Wypełnij.
Rozdzielanie tekstów
Często gdy pracujemy z danymi osobowymi potrzebujemy je przekształcić na pewien sposób. Jeśli mamy wpisane razem imię i nazwisko, a chcielibyśmy je podzielić to jest to świetne zadania dla wypełnienia błyskawicznego. Wystarczy w kolumnie obok wpisać przykłady wyciągniętego z teksu nazwiska. W osobnej kolumnie wystarczy powtórzyć to dla imienia. Oczywiście można to też zrobić dość szybko z użyciem odpowiednich formuł ale nie będzie to rozwiązania tak szybkie i tak proste jak to.
Łączenie tekstów
Łączenie tekstów możemy wykonać przez użycie znaku & lub formuły POŁĄCZ.TEKSTY, ale równie dobrze można to zrobić przez wypełnienie błyskawiczne. W tym wypadku warto poczekać z dodaniem tytułu kolumny aby Excel mógł łatwiej rozpoznać jak ma przekształcać wartości.
Przekształcenia tekstu
Jak można się domyślić Excel poradzi sobie też bardzo sprawnie z przekształceniem tekstu. Nie mam tu na myśli tak prostych rzeczy jak zamiana małych liter na wielkie, czy pisanie słów z dużej litery. Dla przykładu mamy w danych wpisane miasto i po przecinku ulicę. Jeżeli chcielibyśmy mieć przed nazwą ulicy słowo „ulica”, to musielibyśmy użyć kilku funkcji. Najpierw należałoby określić, gdzie należy podzielić tekst, a potem dołożyć słowo „ulica”. Możemy taki efekt osiągnąć bez używania funkcji korzystając po prostu z wypełnienia błyskawicznego.
Wyodrębnianie tekstu
Kolejną rzeczą, która dla wielu osób może być problematyczna to wyodrębnianie informacji z tekstu. Użycie formuł nie jest w takim przypadku proste, ale wypełnienie błyskawiczne sobie z tym poradzi. W przykładzie mamy wystandaryzowane adresy mailowe, taki układ często występuje w adresach firmowych. Jeśli chcemy od razu wyodrębnić z nich imię i nazwisko i to zapisane z wielkich liter to żaden problem. Wystarczy podać przykład jak nowe dane mają wyglądać.
Gdy wypełnienie błyskawiczne to za mało.
Wypełnienie błyskawiczne, to nie automat który zawsze rozpozna co chcemy zrobić. Sprawdza się on bardzo dobrze przy danych tekstowych. Gdy jest potrzeba przekształceń bardziej skomplikowanych to pozostają nam dwa rozwiązania. Jedno standardowe, użycie formuł które zajmuje więcej czasu ale zadziała, gdy dołożymy lub zamienimy dane źródłowe. Drugie rozwiązanie to przepuszczenie danych przez Power Query, w którym jest podobny mechanizm jak wypełnienie błyskawiczne. Chodzi o dodanie Kolumny z przykładów, w której też podajemy przykłady wartości jakie chcemy otrzymać. W odróżnieniu od wypełnienia błyskawicznego mamy tu dodatkowe trzy zalety. Po pierwsze kolumna z przykładów rozpoznaje więcej naszych przekształceń, potrafi zastosować więcej algorytmów. Po drugie przekształcenie jest widoczne jako zestaw poleceń-formuł, tak więc działa też na nowych i zmienionych danych. Ponadto dzięki podglądowi poleceń możemy sami nauczyć się jak takie przekształcenia wykonywać. Trzecia zaleta to możliwość wskazania, które kolumny Power Query ma brać pod uwagę w tworzeniu poleceń, które przekształcą odpowiednio nasze dane.
Podsumowując wypełnienie błyskawiczne to narzędzie, które potrafi zaoszczędzić nam masę czasu i uprościć pracę. Bez trudu każdy użytkownik Excela może z tego korzystać niezależnie od posiadanej wiedzy. Jeśli masz takie dane do przekształcenia to spróbuj najpierw użyć wypełnienia błyskawicznego, zamiast tworzyć skomplikowane formuły. Łatwo o tym zapomnieć, jeśli mamy już w swojej naturze płynne pisanie formuł.
Przedstawione przykłady możesz przetestować na załączonym pliku Excel.
