Skoroszyt makr osobistych to jedno z najważniejszych narzędzi w działaniach, które mają podnieść Twoją efektywność, produktywność oraz komfort pracy. Znając VBA nawet na podstawowym czy średnim poziomie jesteśmy w stanie zautomatyzować sobie wiele czynności. Makra mogą za nas odświeżać raporty, pracować z arkuszami czy plikami, modyfikować dane, wyświetlać komunikaty i robić wszystko co Ci przyjdzie do głowy myśląc o pracy z Excelem. Aby sprawnie korzystać z makr należy dobrze poznać i zrozumieć działanie skoroszytu makr osobistych. Poznaj jego wszystkie możliwości.

Czym jest skoroszyt makr osobistych?

Skoroszyt makr osobistych to specjalny plik Excela, który służy do przechowywania makr. Charakteryzują go dwie specyficzne cechy. Po pierwsze jest to plik, który uruchamia się wraz z Excelem i działa w tle, jest skoroszytem ukrytym. Dzięki temu makra w nim zapisane są dostępne w każdym skoroszycie. Druga cecha to format pliku, jest to arkusz binarny programu Microsoft Excel czyli XLSB.

Plik ten zapisany jest w folderze „C:\Users\ nazwa użytkownika\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Excel\ XLSTART”. Jeśli nie możesz dotrzeć do tego folderu to zapewne masz wyłączoną opcję pokazywania ukrytych folderów i plików. Możesz ją włączyć kierując się tą instrukcją Wyświetlanie ukrytych plików i folderów w Windows 10

Jak utworzyć skoroszyt makr osobistych?

Jeżeli w podanym folderze nie ma żadnego pliku to znaczy, że Excel nie miał okazji aby go utworzyć. Plik ten jest tworzony, gdy pierwszy raz użyjesz rejestratora makr na karcie Deweloper oraz wybierzesz dla pola „Przechowywaj makro w” opcję „Skoroszyt makr osobistych”. Nie musisz nic więcej klikać poza zakończeniem rejestrowania makra. Plik automatycznie zostanie utworzony i będzie zawierał makro, które przed chwilą było rejestrowane.

Jak edytować skoroszyt makr osobistych?

Jeśli chcesz otworzyć ten skoroszyt i zobaczyć co jest w nim zawarte otwierając go jak każdy inny plik, to możesz się zaniepokoić, bo nic się nie zadzieje. Plik ten się nie otworzy bo już jest otwarty ale jest ukrytym skoroszytem. Edytować możemy go na dwa sposoby. Pierwszy to wchodząc do edytora VBA za pomocą skrótu Alt+F11 albo na karcie Deweloper. Tam działamy przede wszystkim na zapisanych w pliku makrach, dodajemy nowe lub usuwamy niepotrzebne makra.

Drugi sposób to jeśli chcemy edytować plik od strony jego działania jako skoroszytu Excel. Wtedy przechodzimy do karty Widok i wybieramy opcję Odkryj, po czym wybieramy plik PERSONAL.XLSB. Po tej czynności wyświetli się nam skoroszyt makr osobistych jak każdy inny skoroszyt. Jeśli tak pozostawimy tę opcję to przy każdym uruchomieni Excela ten skoroszyt też się wyświetli. Z jednej strony to uciążliwe, z drugiej łatwo możemy zacząć edytować ten plik i go popsuć. Dlatego najlepiej ukryć ten skoroszyt używając przycisku Ukryj.

Dodawanie i usuwanie makr ze skoroszytu makr osobistych

Dodać makro do skoroszytu makr osobistych możemy dodać tak samo jak do wszystkich plików Excela obsługujących makra. Są na to trzy sposoby:

• Utworzenie nowego makra poprzez uruchomienie rejestratora makr.
• Zaimportowanie modułu z makrami, czyli wyeksportowanego kodu makr i zapisanego jako osobny plik.

• Wejście w edycję danego modułu z makrami i dopisanie w nim kolejnego makra

Usuwanie makra dokonać możemy również na trzy sposoby:

• Możemy wejść w dany moduł i skasować po prostu kod
• Możemy usunąć cały moduł. Tu trzeba uważać jeśli w jednym module umieszczamy  kilka makr. Przed usunięciem otrzymamy pytanie czy chcemy przed usunięciem wyeksportować kod do osobnego pliku.

• Możemy usunąć makro w oknie zarządzania makrami (przycisk Makra na karcie Deweloper lub skrót Alt+F8) ale tylko pod warunkiem, że skoroszyt makr osobistych nie jest ukryty.

Edycja makr

Podobnie wygląda kwestia edycji makra. Możemy wejść bezpośrednio w kod makra wklikując się w odpowiedni moduł w edytorze VBA co jest najlepszą opcją. Jeśli chcemy wejść w edycję z poziomu okna zarzadzania makrami to uda się to tylko jeśli skoroszyt makr osobistych nie jest ukryty.

Problemy ze skoroszytem makr osobistych

Bardzo rzadko ale mimo wszystko może się zdarzyć, że jest jakiś problem z tym skoroszytem. Jeżeli nie chce się on sam utworzyć przy rejestracji makra to możemy sami taki pusty plik zapisać jako arkusz binarny z nazwą PERSONAL.XLSB.

Częściej jednak może wystąpić problem, że skoroszyt przestał automatycznie uruchamiać się w tle. Jeżeli zadziało się to raz to możemy po prostu otworzyć ten plik jak każdy inny. Wizualnie pewnie tego nie zauważysz. Będzie to skoroszyt ukryty ale wchodząc w makra czy w edytor VBA skoroszyt ten powinien być już widoczny.

Jeżeli nasz skoroszyt makr osobistych przestał uruchamiać się automatycznie wraz z Excelem to najlepiej jest zrobić jego kopię, zmienić nazwę np. na PERSONAL2.XLSB, ponownie uruchomić Excela i zobaczyć czy ten nowy plik uruchomił się w tle. Jeśli tak to możemy spróbować zmienić nazwę na standardową. Jeżeli po zmianie nazwy problem nie zniknął to wtedy zostajemy przy ten niestandardowej nazwie. Dla nas i dla Excela ta nazwa nie ma znaczenia dla normalnej pracy.

Dodatkowe zastosowanie

Podstawowe zastosowanie tego skoroszytu to przechowywanie makr, które zawsze chcemy mieć pod ręką. Makro zapisujemy w tym skoroszycie, jeśli ma być uruchamiane na różnych plikach i tylko przez nas.  Jeśli mamy makra które pracują tylko na jednym pliku lub mają je używać też inne osoby pracujące na tych plikach to lepiej makra umieścić właśnie w nich.

Dobrą praktyką jest dodawanie skrótów klawiaturowych do uruchamiania popularnych makr. Dzięki czemu zaoszczędzimy czas i będzie pracowało nam się lepiej i wygodniej.

Prawie wszyscy wykorzystują skoroszyt makr osobistych tylko do przechowywania w nim makr ale możemy go wykorzystać jeszcze do dwóch zadań. Po pierwsze w dużej mierze jest to zwykły skoroszyt dlatego możemy w nim zamieszczać różne rzeczy. Warto w nim prowadzić dokumentację naszych makr np. listę makr z opisem oraz przypisanymi do nich skrótami. Także zasady działania oraz sytuacje kiedy z nich korzystać. Dzięki temu nie musimy spisywać takich rzeczy w osobnych plikach. Im więcej makr posiadasz tym cenniejsza staje się taka dokumentacja.

Drugie zastosowanie dotyczy działania samych makr. Często nasze makra zawierają jakieś parametry lub opcje, które chcemy włączać i wyłączać. Możemy to zmieniać bezpośrednio w kodzie co ma swoje wady. Z jednej strony może to być uciążliwe, bo przy niezoptymalizowanym kodzie szukanie miejsc, w których mamy coś zmienić może zając sporo czasu. Z drugiej strony takie zmiany niosą ryzyko popsucia makra, gdy zmienimy coś nie w tym miejscu lub w zły sposób. Dlatego też warto wykorzystać skoroszyt makr osobistych do wprowadzania zmiennych parametrów czy sterowania ustawieniami makra.

Jeśli chcesz poznać przykładowe makra, które mogą pomóc Ci w codziennej pracy to zachęcam do śledzenia bloga oraz zapisania się na newsletter. Skorzystasz z gotowych i sprawdzonych rozwiązań.

Zobacz na przykład jak zmieniać formaty plików za pomocą VBA LINK

.