Kokpity menadżerskie to rodzaj raportów, o których słyszymy od kilkunastu lat. Ich tworzenie i wykorzystywanie staje się coraz powszechniejsze a mimo to często jest problem z określeniem czy mamy już do czynienia z kokpitem menadżerskim czy raportem. Często kokpitami nazywane są raporty tylko z tego względu, że są zaawansowane, rozbudowane lub by po prostu nadać im większego znaczenia. Dlatego warto znać różnice między nimi niezależnie czy jesteśmy po stronie tworzących raporty czy w grupie korzystających z nich.

Mylne postrzeganie różnic

Prawdopodobnie najczęściej wymienianymi różnicami między raportem a kokpitem menadżerskim będzie ich poziom zaawansowania, rozbudowania oraz ilość zastosowanych tabel i wykresów. Myśląc o raporcie często widzimy po prostu zestaw wielu tabel umieszczonych w różnych arkuszach. W każdej tabeli przedstawione są duże zestawy liczb a wykresy często są tylko dodatkiem. Natomiast kokpit menadżerski widzimy jako zgrabny, skupiony na ciekawej wizualizacji zestaw przede wszystkim wykresów, wskaźników i niedużych tabel. Czy jednak takie rozróżnienie jest właściwe? Otóż nie.

                Zarówno raport i kokpit menadżerski mogą być tak samo duże i zaawansowane w budowie. Na co dzień pracujemy i z wielkimi raportami mającymi dziesiątki tabel i arkuszy jak i z raportami bardzo małymi. Tak samo kokpity menadżerskie, jedne mogą być bardzo proste i pokazują kilka wartości, inne mogą zawierać ich bardzo dużo. Dlatego aby określić różnicę pomiędzy raportem a kokpitem menadżerskim trzeba poznać ich ogólną definicję.

Definicja raportu

                Raport jest to dokument przeznaczony do analizy. Może zawierać czyste dane, zestawy tabel lub wykresów. Kluczową cechą jest to, że nie prowadzi użytkownika do gotowych wniosków. Nawet jeśli przedstawione są obliczenia i wykresy to wymagają one samodzielnej interpretacji przez użytkownika. To odbiorca raportu określa czy wartości na danym poziomie to już powód do podjęcia działań. Też samodzielnie szuka na których wartościach się skupić. Raport często jednakowo traktuje wszystkie wartości. Na przykład, gdy raport pokazuje wartości sprzedaży biur handlowych to nie wyróżnia największych odchyleń od planów na plus i na minus. Po prostu przedstawia wszystkie odchylenia i to czytelnik raportu określa na których pozycjach warto się skupić i wejść w szczegóły tych pozycji. Zazwyczaj raport zawiera te informacje, ale użytkownik sam tę analizę przeprowadza odpowiednio korzystając z kolejnych bardziej szczegółowych zestawień. Warto tu zwrócić uwagę na to, że menadżerowie z dobrymi umiejętnościami analitycznymi łatwo odnajdują się w dużych raportach i sami znajdują odpowiedzi na swoje pytania dotyczące przyczyn powstania takich wyników biznesowych.

Definicja kokpitu menadżerskiego

                Kokpitem menadżerskim powinniśmy nazywać graficzny interfejs prezentującym dane w ujęciu całościowym poprzez zestaw wskaźników z uwzględnieniem poszczególnych aspektów czy procesów biznesowych. Kokpit powinien charakteryzować się trzema cechami:

• Dane prezentuje głównie w formie graficznej, która przez wizualizację danych skupia uwagę czytelnika na kluczowych elementach, porównaniach, relacjach oraz wyjątkach
• Prezentowane są tylko te dane które są istotne z punktu widzenia przeznaczenia danego kokpitu
• Przedstawia wnioski zgodnie z określonymi założeniami przez co zwalnia czytelnika z konieczności przeprowadzania własnych analiz.

Oznacza to, że kokpit ma w sposób przejrzysty i jasny przedstawić najważniejsze informacje. Szybki rzut oka pozwala na określenie czy sytuacja jest dobra czy zła, z którymi pozycjami występują największe problemy oraz jakie są ich przyczyny. Intuicyjność kokpitu menadżerskiego powinna być na tyle duża, że rozpoznanie dobrych i złych wyników jest możliwe zanim spojrzymy na same liczby, np. dzięki zastosowaniu odpowiednich kolorów lub symboli.

                Celem kokpitów menadżerskich jest usprawnienie i przyspieszenie podejmowania decyzji w organizacji. Z tego powodu kokpity stosujemy przede wszystkim do:

• Monitorowania najważniejszych procesów z określeniem systemu alertów, aby szybko reagować na niepożądane sytuacje
• Analizowania przyczyn problemów na bazie bieżących informacji
• Zarządzania zasobami oraz procesami które przekładają się na wydajność i optymalizację funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Kokpity nie powinny wymagać od użytkownika przeprowadzania samodzielnych analiz, powinny dawać mu odpowiedzi na tacy. Przekłada się to na dodatkowe trudności w budowie kokpitu menadżerskiego. Z jednej strony musi być bardzo dobrze przemyślany od strony wizualnej, wszystko musi być czytelne, uporządkowane tak aby zajmowało mało przestrzeni, ale pozwalało dobrze przedstawić sytuację oraz elastyczne, bo w różnym czasie będą występowały różne przyczyny odchyleń od normy. Z drugiej strony kokpit wymaga wypracowania wspólnie z jego odbiorcami zasad działania kokpitu, tzn., kiedy występują istotne odchylenia, czy mierzymy je wartościowo czy procentowo, czy skupiamy się tylko na problemach oraz w jaki sposób będziemy je sygnalizować. Wypracowanie tych zasad wymaga wiele pracy i czasu, ale to dzięki niemu tak naprawdę możemy mówić o kokpicie menadżerskim spełniającym swoją rolę.

Podsumowanie różnic między raportem a kokpitem menadżerskim

Jak widać to nie wygląd czy wielkość określa, czy mamy do czynienia z raportem czy kokpitem. Definiuje to cel i sposób jego wykorzystania, a to przekłada się dopiero na jego wygląd. Warto nad tym się zastanowić zanim zaczniemy przygotowywać takie narzędzie. Kokpit menadżerski może wymagać więcej pracy i umiejętności, ale będzie lepiej postrzegany i zrozumiały przez odbiorców. Za to prawdopodobnie nie będzie pozwalał na samodzielne analizy, więc będzie trzeba je dodatkowo przygotowywać, gdy zajdzie taka potrzeba.

Czy zatem raport jest gorszy od kokpitu menadżerskiego? A może odwrotnie? Nie, ich znaczenie jest tym większe im lepiej spełniają swoją rolę i oczekiwania odbiorców. W organizacji potrzebne są oba te narzędzia, dlatego tak ważne jest zrozumienie w którą stronę powinniśmy bardziej się kierować podczas ich tworzenia.