Dane biznesowe to w prawie każdym przypadku liczby. To pozwala nam na analizowanie i przedstawianie wartości w najróżniejszy sposób. Aby to robić skutecznie trzeba znać dobrze sens biznesowy liczb. Samo przedstawienie liczby bez podania kontekstu prawie nic nie mówi. Jeżeli powiemy, że firma zarobiła milion złotych to dobrze czy źle? Może miała zarobić 10 milionów i mamy poważny problem? A może trzeba się cieszyć z osiągnięcia wyniku dwukrotnie wyższego niż był oczekiwany w prognozach? Budując raporty i zestawienia a także po prostu tworząc prezentacje tych danych musimy znać rodzaje relacji między danymi biznesowymi i wiedzieć, które relacje kiedy zastosować.

Rodzaje relacji między danymi biznesowymi

Szeregi czasowe

Najczęściej przedstawianą relacją między danymi są szeregi czasowe. Obecną sytuację porównujemy do danych historycznych oraz jeśli są dostępne to też do danych prognozowanych. Takie porównanie mówi nam czy sytuacja wygląda coraz lepiej, czy jednak coś idzie nie tak. Dzięki nim odnajdujemy trendy, sezonowość oraz różne wzorce. Szeregi czasowe są bardzo elastyczne pod kątem analiz. Przykładowo dla przychodów możemy szukać sezonowości rocznej sprzedawanych produktów, określać w które dni klienci najchętniej kupują, w jakich godzinach oraz jak reagują klienci na uruchomienie kampanii reklamowej. Pamiętaj tylko by do prezentacji użyć odpowiedniego zakresu danych i interwału. Jeśli omawiacie wyniki miesięczne to wystarczą dane z tego roku i ewentualnie z poprzedniego zsumowane do miesięcy, a nie np. układzie dziennym.

Udziały

Często łatwiej jest zrozumieć świat przez procenty niż zwykłe liczby ?. Udział wyrażony w procentach jest bardzo prosty w interpretacji i zrozumieniu. Ponadto pozwala porównywać ze sobą wartości, których wprost nie dałoby się porównać. Dla przykładu jeżeli wiemy, że w firmie A 60% pracowników jest zadowolonych z pracy, a w firmie B jest ich 70% to jest to dla nas cenniejsza informacja niż taka, że w firmie A zadowolonych jest 45 pracowników a w firmie B 38 osób. Udziały najczęściej odnosimy do udziałów rynkowych, struktury i charakterystyki klientów i pozostałych analiz, w których ważniejsze jest poznanie cech zestawu danych niż jej wielkości.

Odchylenia

W firmach które przykładają szczególną uwagę do planów i prognoz odchylenia są tak samo ważne jak same realizowane wartości. Wskazują jak realizujemy założenia oraz dają bardzo szybką informację o tym czy jest dobrze czy źle. Warto stosować odchylenia zarówno wartościowe jak i procentowe. Odchylenia procentowe pokazują jak bardzo różnimy się od oczekiwanych wartości. Odchylenia wartościowe natomiast pokazują nam skalę problemu. Spojrzenie tylko na jeden typ odchyleń może dawać błędne spojrzenie. Duże odchylenia procentowe generowane są często na małych wartościach – np. przy sprzedaży produktów niszowych. Z kolei przy głównych pozycjach odchylenie procentowe może być niewielkie ale wartościowo na tyle duże, że może zaważyć na rentowności całego przedsięwzięcia. Dlatego warto też korzystać z kolejnego rodzaju danych biznesowych.

Rankingi

Rankingi to kolejny ważny element prezentacji danych, ale wykorzystywany już rzadziej niż wcześniejsze rodzaje relacji danych biznesowych. Ich znaczenie rośnie wraz z ilością poszczególnych elementów do przeanalizowania. Jeżeli mamy w raporcie więcej niż 15-20 klientów czy produktów to warto dołożyć przynajmniej niewielką tabelę z listą 3-5 najlepszych i najgorszych wyników. W przypadku większych zbiorów możemy pokazać po 10 elementów. Taka prosta tabela będzie na pewno doceniona przez czytelników raportu, ponieważ od razu daje informację o tym na czym mają skupić swoją uwagę. Trzeba tylko dobrze przemyśleć według jakiej kategorii zrobić ranking, a to ustalimy uwzględniając to na co zwraca uwagę czytelnik raportu. Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby wprowadzić kilka rankingów w zależności od potrzeby. W biznesie bardzo często działa zasada Zasada Pareta i dzięki rankingom możemy bardzo szybko wskazać te 20% elementów, które wymagają analizy.

Korelacja – zależności między danymi

Korelację częściej niż w raportach wykorzystujemy przy analizach. Wskazuje między którymi danymi zachodzą pewne zależności. Określenie co jest przyczyną a co skutkiem nie jest już takie proste, ale sama informacja o zależności jest istotna. Korelacja może np. wskazywać czy poziom wydatków na marketing daje pożądany skutek w ilości klientów.

Rozkłady

Kolejną relację danych biznesowych możemy pokazać jako rozkład wartości. Dzięki niemu możemy lepiej poznać dane z jakimi pracujemy i dojść do ciekawych wniosków. Przede wszystkim interesuje nas kształt rozkładu, skupiska wartości lub nietypowe spadki ilości elementów rozkładu.

Zwykłe porównanie wartości

Porównanie zwykłych wartości liczbowych też ma swój sens. Pozwala spojrzeć na wartości i zastanowić się jak inaczej i lepiej możemy te dane przedstawić. Często na takich zwykłych porównaniach bez przekształceń budujemy swoje raporty, a dopiero później je zamieniamy na inne rodzaje relacji danych biznesowych.  Możemy też w ten sposób zaprezentować wartości dotyczące różnych lat albo miar np. plan, wykonanie, historia.

Rodzaje relacji między danymi biznesowymi definiują wizualizację raportu

Odpowiednie zaprezentowanie danych to główny element dobrego raportu. Nawet najbardziej zaawansowane analizy nie dostarczą odpowiednich wniosków, jeśli dane będą zaprezentowane w nieczytelny sposób. Budując raport wiemy o nim i o danych wszystko. Wiemy jakie zaszły przekształcenia danych, jakie są wyjątki, wartości skrajne itd. Czytelnik raportu widzi tylko to co mu pokażemy, dlatego naszym zadaniem jest pokazać to co jest istotne w najprostszy sposób. Dosłownie wyłożyć to na tacy. Przygotowanie odpowiednich automatycznych tabel i wykresów to niewielki wysiłek, ale warty poświęcenia. Znacząco wpływa na efektywność korzystania z raportu i szybkość podejmowania decyzji na podstawie prezentowanych liczb. Dlatego właśnie świadomość jak prezentować poszczególne rodzaje relacji między danymi biznesowymi jest tak ważna.