Chyba każdy spotkał się z sytuacją, w której musiał rozszyfrować raport zbudowany przez inną osobę. Szczególnie często spotykamy się z tym, gdy musimy przejąć czyjeś obowiązki. Jeżeli autor raportu nie miał okazji dobrze go omówić lub nie mamy odpowiedniej dokumentacji to rozgryzienie co skąd się bierze i jakie są zależności w pliku jest bardzo trudnym zadaniem. Aby uniknąć takiej sytuacji konieczna jest odpowiednia przejrzystość procesów analitycznych.

Zachowanie przejrzystości w raporcie wygląda odmiennie w przypadku zwykłych raportów, a tych budowanych w narzędziach Power BI. Oba sposoby budowania raportów mają swoje wady i zalety. Warto je poznać, bo mogą mieć istotny wpływ na to jak będziesz budował(a) swoje raporty lub czy warto je już przebudować. To zagadnienie z każdym rokiem nabiera większego znaczenia, ponieważ tworzymy coraz bardziej skomplikowane raporty. Samych danych też przybywa w szybkim tempie, gromadzimy ich coraz więcej i ciągle dochodzą kolejne źródła danych. Z drugiej strony odbiorcy raportów oczekują raportów działających sprawnie, często aktualizowanych i elastycznych. Porównajmy teraz korzyści i problemy wynikające z tego w jaki sposób tworzymy dane.

Przejrzystość procesów analitycznych w zwykłych raportach

Zwykły raport składa się z kilku charakterystycznych elementów. Są to zazwyczaj:

• Arkusz z danymi na których opiera się raport
• Arkusz ze słownikami i parametrami wykorzystywanymi w obliczeniach
• Arkusze z wizualizacją danych
• Duża ilość formuł, głównie występujących w obok danych

W prawie każdym przypadku wszystkie dane, z których korzysta raport są w tym samym pliku. Warto zadbać o odpowiednią przejrzystość w samej budowie raportu. Dajemy inny kolor arkusza dla części wizualnej, a inny dla arkuszy technicznych. Można też inaczej oznaczyć kolumny z formułami niż te zawierające czyste dane. To już częściowo ułatwi określenie jakie są poszczególne kroki analityczne w raporcie. Spójrzmy jednak całościowo na raport od strony osoby, która ma określić te kroki.

Wady zwykłych raportów

• Brak informacji o źródle danych – jeśli dane są wklejane do raportu to nie mamy żadnej informacji skąd są pobierane. Nie wiemy też jakie przekształcenia zostały na nich wcześniej wykonane zanim trafiły do raportu. Trudno też określić jakie zastosowano filtry i ograniczenia. Bez kontaktu z twórcą raportu albo odpowiedniej dokumentacji może być trudno rozwikłać tę zagadkę.
• Trudność w ustaleniu kolejności działania poszczególnych funkcji. W raporcie mamy na ogół funkcje które wyszukują wartości lub je przekształcają. Oczywiście prędzej czy później je rozgryziemy ale w sytuacji gdzie formuł jest wiele to nie będzie to proste zadanie.
• Zbyt duża liczba obliczeń wykonywana przy normalnym użytkowaniu raportu. Każda zmiana filtrów czy parametrów może wymuszać ponowne przeliczenie większości formuł. Gdy jest ich dużo to automatycznie zajmie wiele czasu. Taka rzecz przekłada się mocno na wygodę korzystania z raportu.
• Duży rozmiar plików. Jeżeli w raporcie przechowujemy wklejoną wprost do arkusza dużą liczbę danych to naturalnie zajmują sporo miejsca. Dodatkowo zapewne postawione są na nich tabele przestawne, które powodują prawie podwojenie zajmowanego przez dane miejsca. Jest to wynik ładowania danych do pamięci podręcznej tabeli przestawnej.
• Ograniczenia w możliwości stosowania pewnych przeliczeń. Narzędzia Power BI zawierają funkcje i możliwości przekształceń, których nie znajdziemy w Excelu. Z czasem zapewne zostaną dodane. Dostęp do nich już teraz mógłby istotnie uprościć obliczenia w raporcie.

Zalety zwykłych raportów

• Nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Jeżeli dostajesz raport, który jest w całości zbudowany na czystym Excelu to z czasem rozpracujesz go w stu procentach. Nie musisz nic wiedzieć o Power Query, Power Pivocie czy VBA. Twoja wiedza nawet na średnim poziomie pozwoli w pełni zrozumieć funkcjonowanie raportu. Może zająć to sporo czasu ale na pewno się uda.
• Raport działa u wszystkich. Proste rozwiązania mają tę zaletę, że będą działać u każdego. Nie każdy ma włączone dodatki Excela czy zaakceptowane połączenia danych. Niektórzy też mogą korzystać ze starszych wersji Excela, które mogą nie obsługiwać zaawansowanych narzędzi czy najnowszych formuł. Siła tej zalety rośnie wraz z ilością odbiorców raportu, zróżnicowaniem ich wiedzy i posiadanych narzędzi.
• Użytkownik ma łatwy dostęp do danych na których opiera się raport. Może swobodnie przeglądać i filtrować dane.

Przejrzystość procesów analitycznych w raportach Power BI

Raporty budowane w narzędziach Power BI choć wizualnie mogą dawać te same efekty, to funkcjonują na innych zasadach. Ich stosowanie wymaga bardziej zaawansowanej wiedzy. W przypadku bardziej skomplikowanych raportów przekształcenia danych również w narzędziach BI będą skomplikowane. Jak każda rzecz mają swoje wady i zalety. Im większy raport tym zalety nabierają większego znaczenia. Zacznijmy jednak od wad.

Wady raportów zbudowanych na narzędziach Power BI

• Wymagają od twórcy zaawansowanej wiedzy. W skomplikowanych przekształceniach musimy stosowań języki programowania (w Power Query język M, w Power Pivot język DAX, w makrach VBA). Ponadto wszystkie nazwy tam stosowane są po angielsku i może być trudno domyślić się jakie są angielskie odpowiedniki polskich formuł. Problem też jest w zróżnicowanych zasadach stosowania samego kodu np. w  Power Query ważna jest wielkość znaków.
• Obliczenia mogą być trudniejsze. Szczególnie jeśli w Power Pivocie chcemy odwoływać się do innych rekordów danych. Wynika to z tego, że stosujemy tam pewnego rodzaju wyłącznie formuły tablicowe. Te jak wiemy nawet zaawansowanym użytkownikom potrafią sprawiać problemy.
• Trudniej zweryfikować poprawność wyników. W zwykłym raporcie możemy sobie rozbić przeliczenia w danej komórce na małe fragmenty i analizować je krok po kroku. W Power Pivocie jest to bardzo trudne, zważywszy na fakt, że formuły działają na całych tabelach danych. Zazwyczaj trzeba analizować wyniki dla konkretnych przypadków albo posiłkować się odpowiednio zaflirtowanymi tabelami przestawnymi.
• Nie u każdego może raport działać poprawnie. Choć to ryzyko istotnie maleje wraz z rozpowszechnianiem się Office 365, to w niektórych firmach nadal może występować.
• Ograniczony dostęp do danych dla użytkownika raportu. Niestety w tym przypadku użytkownik wklikując się w tabele przestawne zobaczy maksymalnie 1000 wierszy z danymi.

Zalety raportów zbudowanych na narzędziach Power BI

• Bardzo łatwo określimy źródła danych pobierane przez Power Query. W standardowych zapytaniach od tego właśnie zaczyna się każde zapytanie.
• Prześledzenie przekształceń danych jest banalnie proste. Każde działanie na danych pobieranych przez Power Query jest zapisywane jako osobny krok. Ponadto możemy przechodzić do poszczególnych kroków, przez co mamy dostęp do podglądu jak aktualnie dane wyglądają. Pozwala to na szybkie poznanie co dzieje się z danymi od momentu pobrania do chwili załadowania ich do arkusza lub Power Pivota.

• Większa efektywność obliczeń. Obliczenia w Power Pivocie można powiedzieć, że działają na zasadzie „policzmy tylko raz, ale za to wszystkie możliwe kombinacje wyników”. Dzięki temu korzystanie z raportu czy zmiany filtrów nie wywołuje konieczności przeliczania raportu. Wszystko jest dawno policzone.
• Mniejszy rozmiar pliku. Dzięki zastosowaniu BI możemy zmniejszyć rozmiar pliku nawet o 90%.
• Łatwe określenie relacji między danymi. Wynika to z samego funkcjonowania modelu danych w Power Pivocie.

• Większe możliwości przekształceń danych. W narzędziach BI mamy dostęp do większej ilości przekształceń oraz formuł.
• Automatyzacja. Głównie dzięki stosowaniu Power Query możemy w dużej mierze zautomatyzować odświeżanie raportu.

Który raport daje większą przejrzystość procesów analitycznych?

Tym razem niestety trzeba odpowiedzieć na to pytanie „to zależy”. Jeśli masz rozszyfrować jak działa jakiś raport, to trudność  tego zadania będzie zależała głównie znajomości zastosowanych tam narzędzi. Im lepiej znasz BI tym bardziej skłonny będziesz ku raportom opartym o te narzędzia. Jeśli ich nie znasz to nikłe szanse, że rozgryziesz jak naprawdę działa ten raport.

Wielu stwierdziłoby, że rozwiązaniem tego problemu jest odpowiednia dokumentacja procesów analitycznych. Problem w tym, że przygotowanie dokumentacji oraz jej bieżąca aktualizacja zajmuje ogromne ilości czasu. Czas też kosztuje duże pieniądze, a zazwyczaj tego czasu w ogóle nie mamy. Innym rozwiązaniem może być dążenie do wyrównania poziomu wiedzy w zespole oraz wprowadzania standardów budowy raportów. Jest to działanie bardzo korzystne dla pracowników. Osoby które znają te same narzędzia i wykorzystują je w podobny sposób na pewno szybko zrozumieją procesy analityczne w różnych raportach.