Dane liczbowe najczęściej przedstawiamy w tabelach, to układ który przedstawia wiele informacji w najbardziej skondensowanej formie. Jednak jak każdy sposób prezentacji danych łatwo można je popsuć, przez co odczytywanie z nich danych będzie uciążliwe.  Żeby uniknąć takiej sytuacji musimy poznać, a następnie regularnie stosować zasady jak prezentować dane w tabeli. Warto wypracować swój własny styl i regularnie go stosować. Dzięki temu osoby korzystające z naszych tabel, będą mogły odczytywać i analizować dane jeszcze szybciej i wygodniej. Przedstawię swoje zasady, którymi kieruję się, wynikające ze zdobytego przez lata doświadczenia w współpracy z dziesiątkami menadżerów korzystających z moich tabel na co dzień.

Korzyści z prezentowania danych w tabeli

Główna korzyść z prezentowania danych w tabeli to duża ilość informacji jakie może w niej zawrzeć. Nie mam tu na myśli prezentowania setek pól z danymi bez przejrzystego układu, to nie ma sensu, ale o ilość różnych miar jakie możemy zastosować. Dla przykładu jeśli chcemy pokazać najważniejszy zestaw informacji o produktach to w jednej tabeli możemy zaprezentować takie dane jak:

• Liczbę sprzedanych sztuk
• Przychody
• Koszty
• Zysk na sprzedaży
• Zysk jednostkowy
• Marża %
• Udział w strukturze

Trudno byłoby przedstawić taki zestaw danych na wykresie, tak aby był czytelny. Dlatego jeśli zależy nam na zajęciu małej przestrzeni ekranu oraz prezentacji wielu miar to najlepiej skorzystać z tabeli.

Druga korzyść to przede wszystkim znany układ budowy danych. Każda poprawnie zbudowana tabela ma informacje w nagłówkach kolumn oraz w pierwszej kolumnie. Wewnątrz zawarte są dane liczbowe. W ostatnim wierszu i kolumnie mogą być podsumowania. W takim układzie użytkownik porusza się bardzo sprawnie, wie gdzie szukać informacji oraz wartości.

Trzecia korzyść jest taka, że przejrzyste tabele może tworzyć każdy niezależnie od posiadanej wiedzy na temat Excela czy innego programu. Stworzenie wykresu czy tabeli przestawnej, które mają wiele miar jest już o wiele skomplikowane. Takie tematy za jakiś czas też pojawią się na blogu.

Tabele jak każda rzecz mają też swoje ograniczenia, przede wszystkim są statyczne (nie tak jak tabele przestawne). Jeżeli chcemy dołożyć np. kolejne produkty w wierszach to musimy chwilę poświecić na rozbudowanie tabeli. Uzupełnienie jej danymi spokojnie możemy pozostawić formułom, które wyszukają odpowiednie wartości i umieszczą je w tabeli.

Zasady jak prezentować dane w tabeli – co mówi teoria?

Jeżeli od lat zajmujesz się tematami analiz to mogłeś/aś spotkać się z jakimś szkoleniem czy książką na temat nowego podejścia do prezentacji tabel. Rozpowszechniło się ono na świecie jakieś 10-15 lat temu i jak to zazwyczaj bywa z nowinkami największe firmy na świecie szybko zaczęły stosować te zasady. Ale moim zdaniem nie wszystko co nowe koniecznie jest lepsze i powinno zastępować dotychczasowe metody. Powiedzmy sobie najpierw na czym polegały te zasady:

• minimalistyczne używanie kolorów, praktycznie albo zostawiamy wszędzie białe tło albo sporadycznie używamy odcieni szarości
• minimalistyczne używanie obramowań, używane tylko po to by dane nie wyglądały jak kod z Matrixa
• formatowanie liczb i uwzględnienie zaokrągleń do poziomu jaki jest istotny przy analizowaniu wyników – to ma sens
• jasny kolor tekstu dla etykiet i nagłówków, zwykły czarny kolor tylko dla liczb – co ma skupić uwagę na liczbach
• nieużywanie lub bardzo ograniczone i delikatne zastosowanie formatowania warunkowego – z tym też można się zgodzić.

Poniżej nasza przykładowa tabela według zastosowania powyższych zasad. Dlaczego uważam, że takie rozwiązanie nie jest dobre? Po pierwsze to wszystkie liczby zlewają się w jeden blok i poza rzędem wielkości to nie widać między nimi żadnej różnicy. Po drugie szare nagłówki i etykiety wierszy tylko utrudniają odczytywanie czego dotyczy liczba na którą patrzymy. Trzecia rzecz która mi się nie podoba to jeżeli wyobrazimy sobie raport składający się z wielu takich tabel, nie różniących się niczym poza ich rozmiarem to cały raport będzie szary i ponury. Odcienie szarości to nie kolory, które zwracają uwagę, które zaciekawią czytelnika czy zaznaczą coś ważnego. Nie bez powodu firmy nie stosują ich w swoich reklamach czy wyglądzie logo. Ponadto nie każdy ma sokoli wzrok, żeby z łatwością rozczytywać szare teksty.

Zasady jak prezentować dane w tabeli – co robić w praktyce?

Twoja tabela ma tylko jedno zadanie, pokazać czytelnikowi to czego potrzebuje w najbardziej przejrzysty sposób. Gdy stworzysz swoją tabelę wykonaj pewien eksperyment myślowy. Spójrz na tabelę z większej odległości i pomijając same wartości pomyśl czy jesteś w stanie powiedzieć, które elementy są ważniejsze od innych? Czy dane w tabeli są podzielone na jakieś bloki, w których wartości są ze sobą powiązane? Na które wartości trzeba zwrócić szczególna uwagę? Pamiętaj, że jako analityk szybko obmieciesz wzrokiem wartości i określisz, które wartości wymagają dodatkowej analizy. Natomiast odbiorcy raportu niekoniecznie muszą być świetni w analizowaniu liczb. Rzadko kiedy jeden analityk raportuje coś innemu analitykowi.

Poniżej przedstawiam swoje własne zasady jak prezentować dane w tabeli.

Formatowanie wyglądu wartości

Ta zasada akurat jest w pełni zgodna z teoretycznym podejściem. Formatowanie liczb musi być pokierowane zasadą, że ich wygląd musi dawać maksymalną czytelność przy minimalnej długości wyświetlanej liczby. Oznacza to, że jeżeli na daną wartość patrzymy w kategorii tysięcy i nie interesują nas drobniejsze wartości to wyświetlamy je jako tysiące. Czyli zamiast wyświetlić 123 456 wyświetlamy 123, a w nagłówku dodajemy, że jest to wartość w tysiącach. Błędem jest też pokazywać grosze, bo nic nie wnoszą do samej wartości.

Jeśli nasza wyświetlana wartość zawiera więcej niż 3 cyfry to koniecznie używamy zapisu dziesiętnego, dzięki czemu nasza liczba będzie podzielona na tysiące czy miliony. Zapis 12 345 jest o wiele czytelniejszy niż 12345.

Jednoczesne ustawienie zapisu dziesiętnego i wyświetlania tylko tysięcy ustawiamy w formatowaniu komórek w zakładce liczby (prawy przycisk myszy na komórce > formatuj komórki lub skrót Ctrl+1). Przechodzimy do kategorii niestandardowe i tam wprowadzamy w polu typ „# #” lub „# ###” jeśli chcemy zapis dziesiętny. Wpisujemy „# # „ (spacja na końcu) lub „# ### „ jeśli chcemy zapis dziesiętny i pokazaną wartość w tysiącach. Gdy chcemy pokazać miliony to dajemy dwie spacje na końcu. Każdy znak # określa cyfrę więc jeśli chcemy pokazać dwie wartości po przecinku to też możemy to tu ustawić. Np. aby liczbę 12345678 pokazać jako miliony z dwoma miejscami po przecinku, użyjemy formatowania „# ###,##  „ i otrzymamy 12,35. Jeśli koniecznie chcemy dodać dopisek oznaczający, że są to miliony to wprowadzamy # ###,##  „ mln”. Ale tych dopisków nie polecam dodawać, lepiej użyć je raz w nagłówku kolumny niż w każdej komórce.

W przypadku procentów jest podobnie. Jeżeli nie mają dla nas znaczenia ułamki procentów bo np. mówimy o strukturze to ich nie pokazujemy. Gdy np. mówimy o procencie błędów na produkcji to już tak. Tam wartość 0,003% może oznaczać, że przekraczamy pewne normy.

Czcionka

Tu sprawa jest prosta, najlepiej jest pozostawić standardową czcionkę w czarnym kolorze. Udziwnienia w tym zakresie zazwyczaj nie dają żadnej korzyści. Jedno co ma sens to pogrubienie sum czy nazw nagłówków i etykiet aby były bardziej czytelne.

Obramowanie komórek

Możemy je podzielić na 3 elementy. Po pierwsze obramowanie zewnętrzne ustawiam jako Gruba krawędź pola. Pozwala to na jasne określenie jakie wymiary ma nasza tabela. Obramowanie wewnętrzne zazwyczaj stosujemy bo pozwala łatwiej poruszać się po tabeli. Chodzi o to, że jeżeli patrzymy na jakąś wartość to poruszając się po liniach łatwiej odczytamy jaki jest nagłówek w kolumnie i etykieta w wierszu. Im większa jest tym bardziej zasadne jest używanie obramowania wewnętrznego. Grubych krawędzi używam też do tego, żeby oddzielić poszczególne bloki danych. Np. jeżeli mamy w pierwszych kolumnach dane skumulowane za jakiś okres a na końcu tabeli wartości z poszczególnych miesięcy to warto te ostatnie oddzielić grubą kreską. Dzięki temu widać, że są to wartości które można analizować osobno.

Rzeczą którą warto też zrobić to wyłączenie linii siatki na karcie Widok. Dzięki temu nasz arkusz będzie o wiele bardziej przejrzysty, a elementy takie jak tabele lepiej widoczne. Szale linie które w arkuszu prezentują podział komórek nic nie wnoszą dla czytelnika raportu, więc nie ma sensu ich pokazywać.

Kolory

Z kolorami trzeba uważać, bo nieodpowiednio ich używając można łatwo zepsuć całą tabelę. Używanie kolorów ma służyć trzem celom:

• Odróżnienie wartości od części informacyjnej (nagłówki i etykiety)
• Wydzielenie osobnych bloków danych w tabeli
• Wyróżnienie wartości ważniejszych i mniej ważnych

Kolory najlepiej wybierać z ustawionego motywu i brać po uwagę najjaśniejsze odcienie. Kolor ma tylko delikatnie zaznaczyć dany fragment tabeli. Kolory ustawiamy na etykietach i nagłówkach, nie na wartościach (o tym później). Gdy jedna z kolumn w bloku jest ważniejsza niż pozostałe to wtedy dajemy jej o jeden stopień wyższy odcień.

Zaznaczanie kluczowych wartości i formatowanie warunkowe

Jak wcześniej pisałem wartości zostawiamy na białym tle, chyba że chcemy aby ktoś zwrócił szczególną uwagę na wybrane pojedyncze wartości lub wybrany wiersz czy kolumnę. Wiersz zaznaczymy gdy np. chcemy aby porównaniu podlegał konkretny produkt względem pozostałych. Pojedyncze wartości zaznaczamy, gdy na nich powinien skupić się czytelnik tabeli. Jako analityk powinieneś podpowiadać czytelnikom na co warto zwrócić uwagę.

Jeśli tabelę przygotowujemy jednorazowo to krytyczne wartości możemy zaznaczyć ręcznie. Gdy chcemy aby automatycznie się formatowały to możemy ustawić formatowanie warunkowe. Warto tu uwzględnić dwa zalecenia. Po pierwsze nie stosujemy intensywnych kolorów, bo te spowodują, że wartości będą mniej czytelne. Po drugie jeśli stosujemy skalę kolorów to wybierajmy lub ustawiajmy tak aby wartości środkowe pozostawały białe. Kolorować powinny się wartości skrajne, bo to ich analizą należy się zająć. Jeśli parametry są odpowiednie to nie ma co nad nimi siedzieć i je przeglądać.

Grupowanie kolumn/wierszy

Wszystkie tabele jakie możemy łatwo analizować są niestety dwuwymiarowe, składają się tylko z wierszy i z kolumn. Jeśli np. mamy w wierszach produkty podzielone na kategorie to warto te wiersze zgrupować tak, aby czytanie tabeli przechodziło od ogółu do szczegółu. W przypadku tabel przestawnych takie grupowanie działa automatycznie i jest bardzo wygodne, bo nie wpływa na wygląd innych elementów w arkuszu. Grupowanie wierszy/kolumn przy zwykłych tabelach niestety działa na całe wiersze/kolumny arkusza dlatego stosując je, musimy zwrócić uwagę czy nie psujemy wyglądu innych elementów np. ukrywając fragment innej tabeli czy wykresu.

Poniżej możesz zobaczyć tabelę zbudowaną według moich wskazówek

Podsumowanie zasad jak prezentować dane w tabeli

Wszystkie powyższe zasady jak prezentować dane w tabeli muszą podlegać najważniejszej zasadzie, czyli wygląd i układ tabeli ma dać maksymalną czytelność przy minimalnej jej wielkości. Jeśli tabela ma zawierać wiele szczegółów to musi uwzględniać odpowiednie grupowanie. Pozwala to na spojrzenie w pierwszej kolejności na ogólne wyniki dopiero wtedy stopniowe zagłębianie się w szczegóły. Zasady dotyczące kolorów czy obramowań też mają nadrzędną zasadę tj. wszystko z umiarem. Zarówno przesadny minimalizm jak i przekolorowanie powoduje, że dane z tabeli odczytuje się ciężko.

Moim zdaniem tabele zawierające trochę kolorów i obramowań mają w sobie trochę życia, są bardziej przejrzyste i ciekawsze, przyjemniejsze dla oka. Używanie tylko szarych kolorów powoduje, że cały Twój raport będzie szary i ponury. Dlatego tknij trochę życia w tabele ale nie zrób z nich kolorowych papug. Ponadto wypracuj sobie pewien stały styl budowania tabel, paletę stosowanych kolorów itp. Dzięki temu Twoje tabele będą jeszcze łatwiej czytane przez innych.

Zobacz też jak te zasady budowania tabel stosować w procesie zbierania danych od innych osób, które muszą te dane wprowadzać ręcznie. Odwiedź wpis GIGO II oraz GIGO III