Praca z datami na wielu płaszczyznach sprawia często problemy. Z jednej strony działania matematyczne na datach są ograniczone i trudne w weryfikacji. Z drugiej strony często zapis dat utrudnia przeliczenia. Wiele możliwych formatów zapisu daty powoduje, że możemy potrzebować chwilę, aby określić czy to dzień czy numer miesiąca. Wymieszane formaty w naszych danych dodatkowo to potęgują. Ponadto nie zawsze Excel odpowiednio rozpozna, że dane w takim zapisie to daty. Z działań matematycznych na datach najczęściej musimy policzyć różnicę dat. W Excelu wprost nie znajdziesz gotowej formuły. Choć tak naprawdę jest w Excelu od bardzo dawna to jest ukryta, chodzi o formułę DATA.RÓŻNICA.

Formuła DATA.RÓŻNICA – dlaczego nie widziałeś jej wcześniej w Excelu?

Zdawałoby się, że taka prosta rzecz jak policzenie różnicy dat to żaden problem dla Excela, powinna być do tego dedykowana formuła. W poszukiwaniach odpowiedniej formuły naturalnym krokiem jest przejście do karty Formuły i sprawdzenie jakie formuły są dostępne w grupie data i godzina. Niestety nie znajdziemy tam formuły DATA.RÓŻNICA o której wcześniej wspominałem. Jest to efekt zaszłości historyczno-prawnych przez które Microsoft do dziś nie przyznaje się oficjalnie, że ta formuła istnieje. Ze względu na zachowanie kompatybilności z innymi wersjami Excela formuła ta nadal istnieje i działa poprawnie. Nie możemy jej jednak wprost wybrać ani znaleźć w plikach pomocy.

Aby użyć funkcję do ta różnica musimy po prostu wpisać ją do komórki. Jak widać Excel rozpoznaje formułę, ale nie podaje jej składni. Nie widzimy też argumentów ani możliwych do wprowadzenia wartości. aby poprawnie korzystać z formuły data różnica musimy znać jej składnie. Pierwszy i drugi parametr formuły to daty między którymi będziemy liczyć różnicę. Pierwsza data musi być datą starszą niż data druga. Trzeci parametr określa, czy wynik chcemy otrzymać latach, miesiącach czy w dniach. Ze względu na to, że funkcja nie jest jawna to nie zostały przetłumaczone jej parametry i tak aby uzyskać wynik latach musimy wprowadzić w cudzysłowie „y”, dla wyniku miesiącach „m” oraz dla dni „d”. Oczywiście liczenie różnicy w dniach nie ma tutaj dodatkowej korzyści względem zwykłego odejmowania dat

Jak widać funkcja DATA.RÓŻNICA potrafi policzyć sprawnie różnicę pomiędzy datami. Otrzymany wynik to zawsze liczba całkowita, czyli ile minęło pełnych lat czy miesięcy pomiędzy dwiema datami.

Dodatkowe informacje o działaniu funkcji DATA.RÓŻNICA       

Jeżeli chcemy przedstawić różnicę w ilości lat oraz miesięcy musimy zastosować proste przekształcenia. Funkcja użyta z parametrem „y” poda nam pełne lata, a z parametrem „m” pełne miesiące. Aby uzyskać informację o latach i miesiącach wystarczy, że od liczby miesięcy odejmiemy iloczyn liczby lat i 12 oraz dołożymy trochę tekstu. Oczywiście mnogość odmian polskich słów komplikuje taką formułę, ale też da się zrobić, aby raz otrzymywać tekst „miesiące” a innym razem „miesięcy”.

Wcześniej napisałem, że data podana w pierwszym parametrze musi być starsza niż druga data. Jeżeli pomylimy kolejność to otrzymamy błąd liczby #LICZBA!. Nie możemy otrzymać wartości ujemnej. Jeżeli mamy daty wcześniejsze i późniejsze niż data, do której chcemy się odnosić można skorzystać z funkcji JEŻELI.BŁĄD i zapisać funkcję w obu wariantach.

Jeżeli chcielibyśmy wprost widzieć, czy mamy do czynienia z datą wcześniejszą czy późniejszą możemy dodać do jednego z wariantów formuły znak minus.

Jak policzyć różnicę dat w Excelu – podsumowanie

Jak widać dzięki tej formule możemy wyliczyć wiek i inne rzeczy w bardzo prosty sposób. Nie musimy już kombinować z przechodzeniem z ilości dni na ilości lat i miesięcy, uwzględniać lata przestępne itp. Cały problem w korzystaniu z tej formuły wynika z tego, że nie znajdziemy jej wprost w Excelu. Trzeba po prostu wiedzieć, że taka istnieje i znać jej składnię. Dlatego właśnie warto wyjść poza standardy codziennej pracy i szukać nowych, nieznanych rzeczy.

Jeśli potrzebujemy wyliczyć różnicę w datach w innych przedziałach czasowych warto skorzystać z funkcji DATEDIFF w Power Pivot po dodaniu danych do modelu danych. Wtedy różnicę możemy pokazać w kwartałach, tygodniach, minutach itp. W ten sposób poradzimy sobie bez znajomości funkcji DATA.RÓŻNICA, ale wymaga to bardziej zaawanasowanej wiedzy na temat narzędzi Excela.

Poniżej plik z prezentowanymi przykładami

Zobacz też poniższe wpisy