Fragmentator to jedno z najlepszych narzędzi, które możemy wykorzystywać do przeglądania, prezentowania i analizowania danych. Im bardziej złożone dane tym ich wykorzystanie daje większe korzyści. Fragmentatory nie tylko ułatwiają pracę ale zwiększają przejrzystość raportu. Ograniczają też powielanie podobnych wykresów i tabel oraz służą jako panel sterowania dla raportów i dashboardów. Co ważne to narzędzie jest wykorzystywane praktycznie we wszystkich programach służących do analizy i prezentacji danych. Choć fragmentatory są z nami już od wielu lat to nie wszyscy znają ich pełen potencjał. Dziś poznamy zasady ich stosowania oraz korzyści jakie ze sobą niosą.
Czym jest fragmentator?
Fragmentator jak nazwa wskazuje ma zajmować się fragmentacją, czyli dzieleniem. Z angielskiego slicer bardziej wskazuje na krojenie czy wycinanie, dlatego uważam, że polska nazwa lepiej obrazuje działanie fragmentorów. Fragmentator ma za zadanie nałożyć filtr na nasze dane, zobrazować tylko ich wycinek bez ingerowania w same dane. W odróżnieniu od zwykłych filtrów w tabelach jest on w formie wizualnej co w wielu sytuacjach daje dużo korzyści. Fragmentator służy po prostu do zafiltrowania danych na jednym lub wielu elementach raportu.
Gdzie i kiedy zastosować fragmentator?
Fragmentator możemy dodać do:
- tabel danych – wygodne jeśli musimy wielokrotnie przefiltrować tabelę w celu przejrzenia danych
- tabel przestawnych – najlepsze do zmiany prezentowanych danych bez powielania tych samych danych dla różnych kategorii danych
- wykresów przestawnych – świetne do zmiany zakresu czasowego czy rodzaju danych
Fragmentator dodajemy w Excelu na wstążce w dodatkowej karcie, która pojawia się po zaznaczeniu tabeli lub wykresu. W innych programach fragmentator dodajemy równie łatwo.
Fragmentatory stosujemy wszędzie tam, gdzie my lub użytkownicy naszych raportów mają potrzebę prostego filtrowania danych. Przede wszystkim stosujemy je w dashboardach i w arkuszach, w których prezentujemy wiele tabel i wykresów. Ponadto jeżeli mamy zestaw tabel i wykresów służących do analizy konkretnego miesiąca czy produktu to taki fragmentator pozwoli na jednoczesne przestawienie filtrów we wszystkich tych elementach raportu.
Korzyści ze stosowania fragmentatorów
- Wygodne w użyciu – wystarczy zaznaczyć na liście interesujące nas wartości aby zafiltrować dane
- Pokazują możliwości filtrowania – na fragmentatorze widzimy wszystkie wartości jakie możemy zafiltrować. Tak więc od razu wiemy jakimi wartościami dysponujemy, nie musimy rozwijać filtru aby zobaczyć co jest w danych
- Pozwalają na filtrowanie wielu tabel i wykresów jednocześnie
- Pozwalają na przestawianie całego raportu na analizę wybranych wartości
- Możemy stosować wiele fragmentatorów do tych samych tabel i wykresów
- Mogą służyć do filtrowania danych tekstowych, wartości i dat
- Możemy ustalać czy użytkownik może ustawić we fragmentatorze tylko jedną wartość czy wiele, w jakiej kolejności dane mają być widoczne itp.
- Fragmentatory ustawione do tych samych tabel mogą wzajemnie się ograniczać. Na przykład gdy na fragmentatorze dla województwa ustawimy mazowieckie, to na fragmentatorze dla miast pozostaną tylko te z województwa mazowieckiego.
- Możemy je formatować choć w niewielkim stopniu. Odpowiednie formatowanie informuje użytkownika np. o tym czy fragmentator służy do przestawienia części czy całości raportu.
Na co zwrócić uwagę przy stosowaniu fragmentatorów?
Wygląd fragmentatora
Wielkość fragmentatora powinna być dostosowana do długości wyświetlanych w nim danych. Jeśli dane są długie to zbyt wąski fragmentator nie pozwoli na odczytywanie nazw, co będzie uciążliwe przy podobnym początku tekstu. Z drugiej strony szeroki fragmentator dla numerów miesięcy niepotrzebnie zajmuje przestrzeń w naszym raporcie. Możemy tu dane przedstawić w więcej niż jednej kolumnie przez co fragmentator zajmie mniej miejsca.
Kolejna rzecz to jeżeli w Twoim raporcie dane się zmieniają i niepotrzebne dane mogą być usuwane to warto ustawić opcję by fragmentator nie wyświetlał pozycji, których w raporcie już nie ma. Niepotrzebnie wprowadza to w błąd. W innym przypadku, gdy stosujemy kilka fragmentatorów wyświetlanie wszystkich wartości wskazuje jakie pozycje na danym fragmentatorze wykluczyliśmy sobie ustawiając inne filtry.
Sam kolor fragmentatora też ma znaczenie. Jeżeli część raportu dotyczy np. sprzedaży w wybranym regionie, a w innej części skupiamy się tylko na wybranych produktach w tym regionie to warto te części rozdzielić a fragmentatory rozróżnić kolorem tak aby wskazywały, czy działają globalnie czy lokalnie.
Układ fragmentatorów w raporcie
Kolejna rzecz to jeżeli nasz raport jest rozbudowany i zawiera wiele arkuszy to fragmentatory globalne najlepiej umieścić w jednym arkuszu. W pozostałych zostawić tylko te zmieniające wartości w danym arkuszu lub ewentualnie te najczęściej używane. Nie ma sensu powielać ich wszystkich w każdym raporcie.
Ważne jest też rozmieszczenie fragmentatorów w raporcie. Najlepiej umieszczać je po lewej lub prawej stronie. Lewa strona jest wskazana dla Excela i innych programów, w którym możemy przewijać widok. Możemy też je umieścić na górze raportu ale tylko pod warunkiem, że są krótkie, mają kilka wartości lub mają kilka kolumn. Przy dynamicznie zmieniających się wartościach we fragmentatorach jest to jednak kiepskie rozwiązanie.
Warto też fragmentatory poukładać w logiczną całość. Tzn. obok siebie dajemy fragmentator na rok i miesiąc, układamy je w kolejności od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych. Wszystko to ma na celu ułatwienie pracy użytkownikowi raportu, sprawne poruszanie się, nakładanie filtrów w odpowiedniej kolejności, podniesienie komfortu pracy, a co za tym idzie zachęca użytkownika do korzystania z naszego raportu.
Zobacz też jak inne wpisy dotyczące budowy raportów i prezentacji danych, np: